こんにちは、ディモルギアです！
みなさんは展示会にはよく行きますか？
業界の動向や、各社の商品・サービスを一度に見聞きできてとっても便利ですよね。
ところが一転して自身が出展するとなると、通常の業務に加えて、展示会について決めなければいけないことや手配すべきことが多くてなかなか大変。
そこで、今回の記事では、展示会担当者になったらまずは知ってほしい「全体スケジュール」や「手配すべき事項のチェックリスト」をご紹介します！
ぜひ参考にしてみてくださいね！
目次
1. 基本のスケジュール
まずは全体のスケジュールをサッと把握しておきましょう。
〈開催６カ月前〉申し込みや出展企画内容を整理し、〈約3-4カ月前〉からブース施工業者やツール制作会社と打ち合わせ、〈約1か月前〉から出展の告知と当日スタッフへの社内レクチャー、〈前日〉に設営を行い、〈当日〉を迎えます。〈開催後〉のフォローはなるべく早く対応しましょう。
ブース施工業者の選定も必要な場合は4～5か月前を目安に施工提案や見積もりを依頼すると焦らずに進められますよ。また、鶴の一声で準備内容がひっくり返らないように（遠い目）、社内調整もかためておきましょう！
2.【～6か月前】展示会の申し込み手続き・出展企画の整理
各展示会の概要や、出展レイアウト図、費用等を検討して、申し込みを行います。申し込み内容にもかかわるので、出展目的、予算、小間数、大まかな必要ツール等出展企画を整理しておきましょう。
〈出展申し込みまでに決めておくこと〉
-出展目的（なぜ）
-出展内容（何を・どうやって）
-プロジェクト責任者・担当者
-出展ブースの小間数
-出展の成果を図る具体的な指標の想定（名刺交換数や、商談数、アポイント獲得数など）
-予算
3.【～3・4か月前】ブース施工業者等と打ち合わせ／必要ツールの洗い出し
3-1. ブース施工業者へ依頼する
自社ブースへの集客を促すためのブース施工は重要ですよね。ブース施工業者に見積もりやブースデザイン案を依頼する際には、下記の内容を整理したうえで依頼するとスムーズです！
・小間数・小間位置（会場図）
・出展目的
・メイン商材（ブランド規定、ユーザーメリット、どんな点を訴求したいか 等）
・予定している関連ツール（動画・チラシ・ノベルティ等）
・配置スタッフ数
・すでに決まっているオペレーションがあればその内容や導線
・予算
ポイントはブースの造作だけを依頼するのではなく、各ツールの保管場所や来場者へのアテンド内容も伝えておくこと！この情報があれば、施工業者もブース内導線や荷置き場も含めて設計をすることができ、より良い提案につながります。要望は遠慮せずどんどん伝えてみてくださいね！
ディモルギアの「提案力！」×「現場力！」
ディモルギアはブース施工のみを行っている業者ではなく、ブランディングや販促プロモーションのノウハウも豊富です！出展の目的に合わせて「何をどう見せるか？」という販促やブランディングの視点に立ったご提案を得意としています。まずはお気軽にお問い合わせください！
3-2. 出展時のツール一覧
展示会ではブースのほか、ノベルティで集客したり、パンフレットや動画で製品・サービスの理解を深める訴求を行います。自社に最適なツールを見極めて効果的な方法を検討しましょう！
〈ツール例〉
・ポスター
・パネル
・サイネージ、動画
・タペストリー
・バナースタンド
・ばらまきチラシ（特典付きにする等して受け取り率を高めたい！）
・会社案内
・クリアファイル
・紙ファイル
・ばらまきノベルティ（接触を目的とする）
・ノベルティ（情報と交換を目的とする）
・当日のユニフォーム（名入れのポロシャツ・ジャンパー・ベスト、キャップ等）
・商材LP
・プレスリリース
・マネキン/食品サンプル/着ぐるみなどブース見栄えUPの特殊なレンタル品
ディモルギアならチラシ・動画・ノベルティの制作もお任せください！
クリエイティブをベースとするディモルギアでは、各種ツールもワンストップで制作いたします。制作スケジュールや、校正チェックも一括で管理できるので、発注側の負担も軽減！オンライン配信やステージ運営もイベント業務管理士の資格を持ったイベントプランナーがサポートします。
4.【2～1か月前】ブース・ツールの校正／事務局申請／集客の告知／当日スタッフ用アテンドマニュアルの作成
4-1. ブース・ツールの校正
ブース施工業者からあがってきた提案をもとに、ブースのデザインや仕様を詰めていきます。通路から見えるアイキャッチは十分か、来場者にアテンドしやすい導線になっているか、商材やサービスの訴求内容は効果的か、商材やサービスのブランド規定に則っているか等をチェックします。
その他、ハイテーブルや椅子等のレンタル品は、自社で用意するのか、業者に手配してもらうのか確認しておきましょう。
３Dシミュレーションムービーで施工前のブースをチェック！
ディモルギアでは、ブースデザインのご確認に３Dシミュレーションムービーを利用しています。平面の設計図だけでは、ブースの様々な角度からの確認が難しいですが、３Dシミュレーションムービーを利用すれば、カメラ位置（来場者の目線）を動かしたムービーで通路からの見え方や、ブース内の導線を簡単に確認することができます。
≫３Dシミュレーションムービーをチェックする
併せて、ブースで併用する各種ツール（動画・チラシ・ノベルティ等）の制作・校正も進めていきましょう。
4-2. 事務局申請
装飾施工申請、電気工事申請、備品のレンタル申請など、出展マニュアルに記載されていて申請する必要のある書類を申請または施工業者に代行申請を依頼します。搬入出車両証を事務局に手配し、施工業者にも渡します。
4-3. 招待券の発送・出展告知
事務局に申請し、展示会の招待券を取引先や来場して欲しい企業へ発送します。最近は紙の招待券ではなく、入場用QRコードを配布する等電子版も多く利用されています。
また、出展のお知らせをプレスリリースや自社ホームページに掲載したり、個別のメールやメールマガジンで配信するなどして取引先へ周知を図ります。自社SNSのネタに飢えている広報担当者と連携して、準備中の様子をアピールするのもいいですね！
4-4. アテンドマニュアルの作成
アテンドマニュアルとはスタッフが来場者に対応する際に必要な情報を記した台本です。当日スタッフのシフト表やトークスクリプト、想定質問・応答を記載し、社内にレクチャーしましょう
〈アテンドマニュアルの内容例〉
・展示会の基本情報
・出店マニュアルに記載されている当日のマップ、搬入経路
・スタッフの命令系統、役割分担、シフト
・会期中のタイムテーブル
・オペレーションマニュアル
・来場者からの想定されうる質問とそれに対する回答例
・昼食の案内
・トラブル時の対応担当者名、連絡先
・禁止事項や注意事項
※何度も改訂版を作り直すことも多いので、表紙に何版か（改訂履歴も）わかりやすく記載しておきましょう。
5.【施工一週間前〜前日】搬入
さぁいよいよ開催直前！ブース施工業者や、各種ツール発注先、社内各所と情報共有をしっかり行って慌てることのないようにしましょう。
5-1. ブース設営業者と共有しておく情報
設営日には
・自分たち出展者の施工日の入り時間
・大きな持ち込み物がある場合は該当のものが届く時間
を施工業者に伝えておきましょう。施工業者の方で、上記のスケジュールに合わせて、できるだけ施工完了をしてくれるため、ブースのチェックもスムーズに進みます。
ほかにも
・ブース小間へ直接配送手配したものを、業者に代理受け取りしてもらう場合に、郵送物の着時間を伝えておく。
・会期中のモニター動画は、USB再生かPC再生かを決めて伝えておく。
など事前に業者と情報共有しておくとよいでしょう！
5-2. 荷造りのコツ・現場の便利グッズ
ディモルギアでは、スタッフが直接現場に持参する場合は、細かな備品をコンテナボックスに入れて持参します。段ボールより丈夫ですし、中身が空になれば小さく折りたためて省スペースにもなるので便利ですよ。
自作のパネルを持ち運ぶ際には、角がつぶれないようにプチプチの緩衝材等に包みましょう。
郵送で荷物を送る場合、たいていの展示会では小間位置まで配達してもらうことができます。同じく撤収の際も現場から会社等へ送り返すことになるので、予め返却時の送り状を用意しておくとスムーズです。雪や台風などの場合は、配送が乱れるので、荒天が予想される場合は配送トラブルを見越した対応が必要になります。
ノートパソコンを送付する場合は、配送業者の専用パッケージの利用がおすすめですよ！
そのほか、共有の文房具、カッター、ふせん、ゴミ袋、除菌グッズ、白の養生テープ（補修が必要になった場合の緊急対応）、設置・撤去時に使用する軍手もあれば便利でしょう。
6.【設営・搬入】
6-1. 設営チェック
ブース施工業者による造作の施工が完了したら、事前の設計図通りに設置されているか、汚れ等はないか、よくチェックします。シートカット張りのロゴや文言は、手作業のため、必ず正しく作業されたか 確認してください！（たま～に、ヌケモレを見かけることがあります。）
問題なく施工チェックが完了したら、チラシやパネル、配布チラシやノベルティをセッティングします。スタッフの荷物置き場や在庫保管スペースも使いやすく整理しておくとよいでしょう。
6-2. 出展者（社）証の引き換え
運営事務局からの事前案内に従い、必要書類を提出して出展者証と引き換えます。会期中も引き換えは可能ですが、混み合うので搬入日のうちに引き換えるのがおすすめです。
7.【当日・開催後1週間後まで】顧客情報の入力、フォローメール
7-1. 当日 ヒアリングシートを活用
当日は名刺交換した名刺の保管や、適宜各種ツールの補充をしながら来場者へどんどんアプローチしていきます！名刺交換数を指標にしている出展者も多いと思いますが、数だけでなく、どんな話に興味を持ったか、今抱えている課題は何か、対応した担当スタッフの感触も「ヒアリングシート」に記入して見返すことができるようにしておきましょう。
7-2. 開催後 顧客情報の入力、フォローメール
名刺交換した来場者は顧客管理システム等にすみやかに取り込み、会期終了後、なるべく早いタイミングでお礼のフォローメールを配信します。ＭＡツール等を併用して、好感触だった来場者へはメール開封後に電話も入れるなど、積極的に商談機会を創出しましょう。
まとめ
展示会担当者は手配もチェックも多くてなかなか大変ですが、プロジェクトチームを結成して、ブース施工担当者や各種ツール制作担当者等と連携するなど、ぜひ展示会を有効な商機として活用してみてくださいね！
